経費資料の保管方法は3分基準で

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2019/10/4

個人事業主でも、スモールビジネスの社長でも、
資料の管理は必須です。

基本的には
・売上・入金
・経費・支払
・人事・労務
・契約書

の区分で分けるのが一般的かと思います。

今回はその中の、経費・支払の資料の保管方法について。 

  

●税務調査が入ったときに、
「〇月〇日のこの領収書を見せてください」と言われて
3分で探せるかが基準

自分で、3分以内で探せるかどうか、
という基準で
経費資料の保管方法について考えてみてください。

経理を自分以外の人に任せている場合は、
保管ルールをすり合わせておきましょう。

(たまに、資料を探す時間で税務調査の時間稼ぎをしようという人がいるようですが、
心証を悪くするだけですし、サクサクやって調査官に早く帰ってもらったほうがいいです)

  

●保存は義務だが、その方法は定められていない

事業に関連する各種書類は保存の義務があります。
でも、どうやって保存しようが自由なわけです。
正解はありません。

少し前に、カフェで
A6サイズのコピー用紙に
領収書を1枚ずつ貼っているおじちゃんを見かけました。

「領収書を紙に貼らないといけない」というルールも
やはりありません。

あのおじちゃんにとっては、
A6サイズのコピー用紙に貼るのが
わかりやすい保管方法だったのでしょう。

あなたにとって、
わかりやすく、手間が少なく、3分で探し出せる保管方法は?

  

●最低限、月ごとにわける

本当は支払日順にわけるのが、後からでも探しやすいです。

しかしながら、それが大変だという人は
最低限、月ごとに分けて保管しましょう。

  

●わたしの例:支払方法別に分ける

先ほど申しましたように保管方法に正解はないです。
以下は、わたしがやっている方法ですのでご参考までに。

≪以下の支払方法別にわける≫
・現金払い(事業主貸)
・銀行振込
・クレジットカード払い
・amazon

これは、クラウド会計で連携させているデータ別(現金以外)でもあります。
なので会計ソフトで登録するときも
どの資料を見ればよいのかすぐわかります。

  

≪支払ったときは、クリアファイルで未処理ボックスへ≫
会計ソフトへ登録する前の資料は
さきほどの支払方法別でクリアファイルを分け、
未処理ボックスへ入れています。

  

≪会計ソフトへ入れたら、ポケットファイルへ入れる≫
私はA4のポケットファイルで経費資料を保管してます。
↓こういうのです。40ポケットのを使ってます。

・現金払い(事業主貸)→月別(12ポケット)
・銀行振込 →件数が少ないので支払順に1年分ひとまとめ(1ポケット)
・クレジットカード払い→月別に利用明細と一緒に(12ポケット)
・amazon →PCのフォルダ内に月別でPDF保存

というわけで25ポケット使っています。
あと15ポケット余っていますね。

このくらいゆとりがあるといいんですよ。
「これは保存しておいたほうが良さそうだが、どこにしまておこう?」
みたいなのが出てきますからね。

あくまで、
これは私にとっての
わかりやすく、手間の少ない、
後からでも3分で探し出せる保管方法です。

参考になりましたでしょうか。

  

***

3分と言えばチキンラーメンですが(そうかな?)、
最近息子が『崖の上のポニョ』にハマっていまして。

映画の中に出てくるチキンラーメンらしき食べ物が
ものすごく美味しそうなのです。
今週末あたりに食べようかと思っています。 

   

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