クラウド会計の仕訳の自動登録ルールで、修正作業を減らす

2019/10/12

クラウド会計の便利な機能は、
使い方次第です。
そのひとつ、仕訳の自動登録ルールについて。

freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトでは、
連携したデータの内容から
「勘定科目はこれじゃないですか？」
と推測して表示してくれる。

合っていれば
「うん、そうだよ。きみは賢いね」
あなたは登録ボタンをクリックすればよい。

しかしながら
合っていなければ

「うーん、きみは何か勘違いしているようだね・・・」
あなたは眉間にしわをよせながら
勘定科目を選択しなおして修正しなくてはならない。

「おかしい。便利だと聞いていたのに、まったく楽にならない」

そう。
このままでは楽にならない。
どうすればいいのだろうか？

というわけで。

クラウド会計ソフトでは、
新しい取引についてはまず、
あらかじめ設定された会計ソフト側の基準で推測します。

そしてクラウド会計では
連携したデータを登録するときに、
自動登録ルールが勝手に生成されるようになっています。

次に同じ取引が発生した時に
的確な推測ができるようにするためです。

よって、
freeeでいう「自動で経理」、マネーフォワードでいう「自動で仕訳」では、
まず最初に過去の取引から生成された
自動登録ルールにより
勘定科目などを推測します。

該当する自動仕訳ルールが無い場合は、
あらかじめ会計ソフト側で設定された独自基準により推測します。

ところが、
勝手に生成されたルールは
データ取込した取引内容が完全一致したもの、という条件になっているのです。

例えばAmazonのデータを取り込みした場合、
次のような取引内容が取り込みされます。

・マルホン 太白胡麻油 450g・注文番号249-7593033-8739800

この場合、注文番号の部分まで完全一致した
取引内容が次に出てきた場合には前回と同じ勘定科目を推測する
というルールができるわけです。

当然ながら注文番号は毎回変わるので、
注文のたびに新たな自動仕訳ルールが生成されることになってしまいます。

つまり、
ほうっておくと膨大な量の、
役に立たないルールが生成されるのみ。

そうなるとクラウド会計は
あらかじめ設定された会計ソフト側の独自基準で推測するしかないので
勘違いがいつまでも是正されないのです。

自動仕訳ルールの設定方法は２パターンあります。
以下は、freeeの場合です（マネーフォワードも同じような感じです）。

我が家でAmazon定期購入している太白胡麻油を例にします。
家で食べる食パンの材料ですので、
勘定科目は事業主貸（プライベート出金）です。

登録したい取引の『詳細』をクリックします。

詳細画面が出てきますので、
勘定科目（必要に応じて取引先・品目なども）を入力し、
『自動登録ルールを編集』にチェックを入れて
『登録する』をクリック

自動登録ルールの編集　画面が出てきます。
取引内容の部分を直します。
・完全一致 ⇒ 部分一致
・マルホン太白胡麻油 450g・注文番号503-3873539-8539013 ⇒ 太白胡麻油
最後に、『設定する』をクリックで終了です。

これで、太白胡麻油の注文番号がいくつだろうが600gだろうが、
事業主貸の勘定科目を推測してくれるようになりました。

画面上のメニューバーから、
「設定」⇒「その他の設定」⇒「自動登録ルール」をクリック

自動登録ルールの設定画面が出てくるので
「新規作成」をクリック

取引内容や取引口座、勘定科目などを先ほどと同じように入れて
「作成する」をクリック。

（１）と同じように自動登録ルールを作成できます。

また、こちらの設定画面から
自動登録ルールの修正や削除もできます。

自動登録ルールを設定しておいたほうがよいものは
定期的に同じ取引が出てくるものです。
たとえば、

・水道光熱費、通信費、家賃
・振込手数料
・Amazon定期便
など。

なお、設定画面では、
優先度や金額範囲も設定できます。

特に金額範囲をある程度設定しておくと、
大きな間違いが少なくなります。

ぜひ活用してくださいませ。

＊＊＊

ホームベーカリーでパンを作るときは、バターよりも
太白胡麻油などの液体油を使うのがおすすめです。
洗い物が余分に出ないし、軽量も楽ちんです。

★お読みいただきありがとうございました! ご依頼・ご相談はこちらから↓↓↓お願いいたします。 ※鈴木靖子税理士事務所のHPへとびます。

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