Amazonビジネスの領収書データ保存は、購買データから簡単にできる

2021/11/1

電子帳簿保存法の改正により、
2022年1月1日から電子取引のデータはデータのまま保存しなくてはならない。

その対象のひとつとして、
Amazonの領収書データがある。

これを注文履歴の画面からダウンロードして
保存要件を満たした状態で保存するのはとても手間だ。

しかし、
Amazonビジネスでは購買データのレポートを使えば、簡単にできるのだ。

●Amazonビジネスの購買データを使えば電子取引データの保存要件クリア

電子取引データの保存要件はざっくり大きく
・改ざん防止措置
・検索機能確保
の２つです。

Amazonビジネスの購買データを使えば、要件を満たすことができます。

（１）改ざん防止措置

改ざん防止措置は次のいずれかの方法をとればよいことになっています。

——

　A.タイムスタンプが付された後の授受
　B.速やかにタイムスタンプを付す
　C.データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
　D.訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け

———　　　

国税庁のQ＆Aで、
発行者のウェブサイトで領収書等のPDFをダウンロードできる場合、
ウェブサイトに領収書を保存することを認めています。

Amazonビジネスの領収書はAmazonのウェブサイト上で10年保存できます。

なお、Amazonが発行する請求書などの各種帳票の保存期間は10年間となっております。
10年を超える保存が必要な帳票については、別途適切な保存方法をご検討ください。

参照：Amazonビジネスマーケティング

税法上の領収書等の保存期間は個人事業主が7年、法人が10年です。

よって、検索機能確保の要件をクリアしていれば、わざわざダウンロードしなくてもよいのです。

　　
当然ながらAmazonのウェブサイトにあるものを顧客側から訂正削除できません。
よって、「C.データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」に当たります。

これで改ざん防止措置はOK。

（２）検索機能確保

検索機能を確保するためには次の３つの要件を満たす必要があります。

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（１）取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。
（２）日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
（３）二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

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ただし、（２）の範囲指定や（３）の複合条件設定ができない場合には、
税務署の求めに応じてダウンロードでいるようにしていれば（１）のみで良いこととされています。

この検索機能確保の要件を満たした保存方法として国税庁が提示している方法は次の2種類です。

　（その１）データの名前を「日付＋取引名＋金額」としてサーバー等に保存
　（その２）エクセル等で索引簿作成＆データ名に連番をつけてサーバー等に保存

Amazonビジネスの購買データを使えば、
「（その２）エクセル等で索引簿作成＆データ名に連番をつけてサーバー等に保存」の方法で要件を満たすことができます。
レポートのcsvが索引簿となり、注文番号がデータ名の連番代わりになるからです。

よってこれで検索機能確保もOK。

●具体的な保存と検索

索引簿となるcsvをダウンロードする

購買データのレポートから出荷データのcsvをダウンロードします。

≪手順１≫Amazonビジネスにログイン＞アカウント設定＞購入データ＞出荷データ

≪手順２≫データの期間を指定　＞「CSVをダウンロード」をクリック

あとはダウンロードしたcsvファイルを自社サーバ等に保存します。
（Amazonの取引データ索引簿だとわかるようにファイル名を変更してもよいと思います）
これで索引簿となるcsvが保存できました。

索引簿となるcsvをエクセルで開く

出荷レポートのcsvは、デフォルトでは以下項目が記載されます。

出荷日
出荷状況
支払い方法
支払認証ID/請求書番号
支払いID
注文番号
ASIN
UNSPSC
セグメント
ファミリー
クラス
コモディティ
商品名
発注番号
アカウントグループ
アカウントユーザー
ユーザーのEメール
グループコード
部署コード
コストセンター
プロジェクトコード
所在地
任意フィールド
配送業者の問い合わせ番号
配送業者名
配送先住所
商品の数量
通貨
発送商品の小計（税抜）
発送商品の小計（消費税）
発送商品の小計（税率）
発送商品の配送料および手数料 (税抜)
発送商品の配送料および手数料 (消費税)
発送商品の配送料および手数料 (税率)
発送商品のギフト包装費（税抜）
発送商品のギフト包装費（消費税）
発送商品のギフト包装費（税率）
発送商品のその他の費用
発送商品の合計 (税込)
発送商品の割引/プロモーション (税抜)

検索機能確保の要件は、

取引年月日、取引金額、取引先で検索できることと、

範囲指定や複合条件設定により検索できることです。

これはエクセルのフィルター機能を使えばよいでしょう。

上記の出荷レポートの項目では、
・出荷日＝取引年月日（クレジットカード決済日も同日となるはずです）
・発送商品の合計 (税込)＝取引金額
となります。

取引先は全部Amazonです。

そして、検索したデータの注文番号でAmazonビジネスのウェブサイトからダウンロードします。　　　

注文番号から領収書をダウンロード

ダウンロードしたい領収書をAmazonビジネスのウェブサイトから検索するには
注文番号を使います。

出荷レポートのフィルター＞項目を「注文番号」「＝」　にして注文番号を入力＞「設定する」をクリック。

フィルタリングされたデータの注文番号にカーソルを当ててクリックすれば
該当の領収書をダウンロードできます。

●まとめ

というわけで、

Amazonビジネスの購買データからcsvレポートを出して自社サーバ等に保存しておけばOK。　

個々の領収書は検索できる状態でAmazonウェブサイトに保存されていますから、そのままでOK。

（csvレポート自体もダウンロードする必要はないのかもしれませんが）　

Amazonビジネスで購買データのレポートをダウンロードできるようになったのは
最近のことのようです。

というのは、
今日（2021/11/1）「レポートのダウンロードができるようになりました」
というメッセージ表示がAmazonビジネスのウェブサイトに出ているのに気付いたので。

少し調べましたが、いつからできるようになったのかわかりません。
電子帳簿保存法の改正や今後のインボイス制度に合わせて
Amazon側が対応したものと想像しています。

消費税の税率までcsvレポートに出せるようになっていたのにも驚きました。
ただ、これができるのは今のところAmazonビジネスだけです。

通常の個人用のAmazonアカウントでは購買データは利用できません。

個人用でもcsvデータでレポートが出力できればいいのですが。

＊＊＊

≪あとがき≫

Amazonビジネスは、以前クラウド会計ソフトとの相性が悪くエラーが多かったので、
あえて個人用のAmazonアカウントを使用している事業者の方もいるのではないでしょうか。

個人的な感触では、ここ最近クラウド会計でAmazonビジネスのエラーが出るのは少なくなっている気がします。

なのでこれを機にAmazonビジネスを使い始めるのもアリでは？

それにしても

ついこの前までAmazonビジネスで請求書払いするのが電子帳簿保存法改正後の最適解だと思っていましたが、、、

ぼくらのAmazonさんはやってくれましたよ。

≪さいきんのあたらしいこと≫
・リニューアル後のミラノサンドA
・Amazonビジネスの購買データ

＊＊＊

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