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※公開日または更新日時点の法令に基づき記載しています。

※わかりやすくするために一部簡易的な表現をしていることがあります。

    

2021/10/8

電子帳簿保存法の改正により、
2022年1月1日から電子取引のデータはデータのまま保存しなくてはならない。

メールで受け取った請求書や、
Webサイト上からダウンロードする領収書などは、
紙に印刷せずにデータのままで保存しなくてはならないのだ。

「面倒くさそうだな」
と真っ先に思い浮かんだのがAmazonの領収書である。

以前ブログでAmazonの領収書をまとめて印刷できるGoogle Chromeの拡張機能を紹介したけれども、
昨年からAmazon側の仕様変更により機能が使えないケースが出てきている。

そして、まとめて印刷できたとしても、
それでは2022年1月からの電子帳簿保存法の要件を満たしていないのだ。

  

   

●電子取引の保存要件

「電子取引」とは、
・いわゆるEDI取引、
・インターネット等による取引、
・電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、
・インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等
をいいます。

これらの電子取引により行われた取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)のデータを、

2022年1月1日からは

以下4つの要件を守って保存する必要があります。

——-

[1]電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け

[2]見読可能装置の備付け等

[3]検索機能の確保

[4]次のいずれかの改ざん防止措置を行う
 A.タイムスタンプが付された後の授受
 B.速やかにタイムスタンプを付す
 C.データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
 D.訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け


  

[1]は一般的なパソコンを利用していれば問題なし。
[2]はパソコンのディスプレイやモニター、プリンタでデータを画面や書面で見れるようにしておけばOK。

   

ポイントは[3]と[4]です

[4]の改ざん防止措置は、スモールビジネスならCとDのいずれか、あるいは取引に合わせてCとDを使い分けることになるでしょう。

(税法の要件を満たしたタイムスタンプは安くありませんのでAとBの措置はスモールビジネスにとっては現実的ではないかと)

   

のこるは、[3]検索機能の確保です。

個人的にはここが一番のネックになると感じています。

  

検索機能を確保しようとすると、手間がかかるのです。

(2年前の売上高が1000万以下の事業者については検索機能の確保は不要とされています)

    

     

●一番のハードルは検索機能の確保

   

検索機能を確保するためには次の3つの要件を満たす必要があります。

——-

(1) 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。
(2) 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
(3) 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

——-

ただし、(2)の範囲指定や(3)の複合条件設定ができない場合には、
税務署の求めに応じてダウンロードでいるようにしていれば(1)のみで良いこととされています。

   

この検索要件を満たした保存方法として国税庁が提示している方法は次の2種類です。


 (その1)データの名前を「日付+取引名+金額」としてサーバー等に保存
 (その2)エクセル等で索引簿作成&データ名に連番をつけてサーバー等に保存

  

・・・どちらにしても手間がかかりますね。間違いなく。

(2つの保存方法について詳しくは前のブログをご参照ください)

   

  

Amazonの領収書は注文履歴からダウンロードできるようになっていますが、
この注文履歴では
(1)の日付や金額では検索できませんし、
(2)や(3)の範囲検索や複合条件設定もできません。

Amazonのサイト上ですので、訂正削除ができない改ざん防止措置の要件はOKですが、
検索要件を満たしていない、ということになります。

   

また、Amazonで注文した場合には
取引情報がメールで送られてきますよね。
ではメールソフト内に保存されているから良いのでは?とも考えられます。

   
ところがメールソフト内の保存について国税庁Q&Aでは、
「データは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。」
と述べています。

Amazonからのメールは添付ファイルはなく、メール本文に取引情報が記載されています(あるいは注文詳細のリンクがある)ので、メールソフト上で検索できないこともありません。

(範囲指定や複合条件設定は難しいですが)

国税庁は、メール本文に取引情報が記載されている場合でも、

電子メールそのものをサーバー等へ保存することを推奨しており、メールソフト内の保存で認められるかは微妙なところです。

ソフトの機能や、その事業者のメールソフトの使い方にも影響されるでしょうし。

  

それでは、
検索要件をクリアしつつ
少しでも楽にする方法を次から検討していきましょう。

  

   

●ビジネス用アカウントで請求書払いにする

   

これは、そもそものデータの数を減らす、という方法になります。

Amazonには法人や個人事業主向けのビジネス用アカウント『Amazonビジネス』があります。

このビジネス用アカウントでは1か月分の購入をまとめて翌月に支払う
請求書支払”という方法ができます。

(ただし審査があります)

この方法であれば、
1カ月のAmazonの購入内容が1枚の請求書にまとまります。

参考:「Amazonビジネス:請求書払い」より

このAmazonから送られてきた請求書PDFを、「日付+取引名+金額」の名前に変更してサーバー等に保存(あるいはエクセル索引簿の方法で保存)しすれば
検索要件を満たします。

改ざん防止措置については事務処理規定の備付けをしておきます。

支払は銀行振込ですので、振込の手間は増えますが、
Amazonのデータ保存の手間は、月1枚に減ります。

  

  

●クラウド会計ユーザー向け:購入明細のデータ連携をする

この方法は、領収書のダウンロードと名前を変えて保存する手間を省略できます。   

クラウド会計ソフトのfreeeやマネーフォワードでは、
Amazonの購入明細データを会計ソフトに取り込むという「データ連携」ができます。

電子取引の取引情報である日付、取引先、購入内容、金額のデータがそのまま会計ソフトに入り、
元のデータは訂正削除ができない仕様となっていますので改ざん防止措置もOK。

連携したデータは、検索条件を設定して検索できるようになっていますので、
検索要件も満たしています。

下の画像は、freeeのデータの連携口座明細の検索画面です。

  

ただし、消費税課税事業者で一般課税のケースではこの方法は不十分です
特にインボイス制度開始後は、登録番号や税率ごとに区分された消費税額等の記載された適格請求書の保存が必要ですから、
他の方法を選択するか、この方法+紙印刷をするしかありません。

よって、以下の事業者の方はこの方法が使えます。
・消費税課税事業者で簡易課税を選択している事業者
・2年前の売上高が1000万超の免税事業者

  

(注)freeeやマネーフォワードを解約して他の会計ソフトへ替えると閲覧できなくなってしまうので、
使い続けることが前提です。
(ほかの会計ソフトに乗り換えても保存期間の間は閲覧できるように有料プランにしておくなどの対応でもよいです)

  

  

●クラウド会計ユーザー向け:仕訳にダウンロードした領収書を添付する

   

これは、
領収書PDFの名前変更の手間のみが減る方法
です。

Amazonから注文ごとの領収書をダウンロードし、
会計ソフトにアップロードして、該当する取引の仕訳に添付
するのです。

freeeでは「ファイルボックス」、
マネーフォワードでは「ストレージ」の機能を使用します。

仕訳帳の画面で、検索条件を設定して検索できるようになっていますので、
検索要件を満たしています。

下の画像はマネーフォワードの仕訳帳の検索画面です。

改ざん防止措置については事務処理規定の備付けをしておきます。

   

正直それほど楽になりませんが、
この方法は消費税課税事業者で一般課税でも勿論大丈夫です。

だたしプランが一定以上でないと添付ファイルの保存容量が足らなくなりますのでお気をつけください。
◆freee:個人事業主はスタンダード以上、法人は有料プランならOK。
◆マネーフォワード:個人事業主はパーソナルプラン以上、法人はビジネスプラン以上。

   

(注)freeeやマネーフォワードを解約して他の会計ソフトへ替えると閲覧できなくなってしまうので、
使い続けることが前提です。
(ほかの会計ソフトに乗り換えても保存期間の間は閲覧できるように有料プランにしておくなどの対応でもよいです)

  

●大前提として、Amazonの購入内容がわかるデータは保存すべき

大前提として、Amazonの領収書は保存すべきだと思います。

というのは、「クレジットカードの利用明細があるから必要ない」という意見を見かけたからです。

Amazonで購入したときのクレジットカード明細というのは、
[2021/10/7 Amazon 1,000] という表示になります。
支払をした事実の確認はできますが、
いったい何を買ったのかがわかりません。

なんでも買えるからこそ、何を買ったかわかる証拠資料が必要です。

クレジットカード明細では証拠不十分ですので、
購入内容がわかるデータは保存しましょう。

(そもそも利用明細だけでは消費税の要件も満たしていないですし)  

  

●まとめ

電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで、
どうやって保存するのが楽か、というのを検討しました。

◆消費税課税事業者で一般課税ならば、Amazonビジネスの請求書払い。
◆消費税課税事業者で簡易課税ならば、クラウド会計でデータ連携。

といった方法が今のところ楽な方法になるのではないでしょうか。

もっと楽ちんになる方法があれば、追記していきたいと思います。

  

クラウド会計を使うと楽になる面もありますが、
領収書等の保存期間の間は検索できる状態にしておかなくてはならない、という縛りはありますね。

  

***

≪あとがき≫
自分もお客さまもAmazonをよく使っているので何か楽な方法はないかなー?と
あれこれ考えたものを書きました。

でも、これ、
Amazonが注文履歴の画面で検索要件を満たす仕様にしてくれればオールオッケーなのでは?

データの保存場所が複数のシステムになっても、わかるように管理しておけば大丈夫です。
Amazonの領収書がAmazonの公式サイト上に保存してあれば改ざんの余地がありませんし。
Amazonの購入明細は10年以上前のも見れるから保存期間も問題ありません。

・・・Amazonさん、期待してます。

(あるいはどなたか拡張機能とか作ってくれないかなあ、なんて)

  

ところで、
私のプライベートのAmazon注文履歴は2008年まで遡ることができました。
それ以前は利用していなかったのかAmazon側でデータを保管してないのかわかりませんが。

2008年と2009年の履歴では一部書籍のタイトルが文字化け。原因が謎。
古い履歴は書籍の購入ばかりだなーと思ったら、
そういえばAmazonは最初は本の通販サイトだったよなあ、と。
大きくなったものねえ、と。
謎のお母さん目線で感慨にふけったのでした。

   

≪さいきんのあたらしいこと≫
・Lenovo ThinkBook
・povo 2.0
・ミスドのむぎゅっとドーナツ
・富士川町のベーカリーデッセムのパン
・サンマルクカフェのもっちりサンド マスタードチキン

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